Uma visita de acreditação ONA raramente termina com o resultado “Não Acreditado” por causa de um problema isolado. O que pesa é a instituição não conseguir demonstrar, na rotina, aquilo que diz fazer. E os motivos costumam se repetir de hospital para hospital.

Este artigo reúne os sete erros mais comuns na preparação para a visita e mostra como evitar cada um deles.

1. Documento que não conversa com a prática

O protocolo está escrito, assinado e arquivado, mas a equipe do plantão faz diferente. É o erro mais frequente, porque a preparação costuma começar pelos papéis.

O avaliador não se limita a ler o documento. Ele vai à ponta, conversa com quem executa e observa o processo acontecendo. Quando o que está escrito não bate com o que se vê, o documento perde valor como evidência.

Como evitar: revise os documentos junto com quem executa a tarefa e ajuste o texto à rotina real, ou a rotina ao texto, antes da visita.

2. Preparar só as áreas que aparecem

Centro cirúrgico, UTI e pronto atendimento recebem toda a atenção, enquanto as áreas de apoio ficam para depois. A acreditação, porém, avalia a instituição como um sistema.

Central de Material e Esterilização, farmácia, higienização, nutrição, manutenção e hotelaria sustentam a segurança do paciente tanto quanto a assistência direta. Uma falha nessas áreas chega ao leito.

Como evitar: mapeie todas as áreas e os processos que ligam uma à outra, e distribua a preparação pelo hospital inteiro.

3. Tratar a autoavaliação como formalidade

A autoavaliação é o momento em que a própria instituição confronta sua rotina com os padrões do Manual Brasileiro de Acreditação. Quando ela é preenchida às pressas, só para cumprir etapa, a instituição chega à visita sem saber onde estão os seus pontos fracos.

Como evitar: faça a autoavaliação com a mesma exigência de uma visita externa, com evidências para cada resposta, e transforme cada lacuna encontrada em um plano de ação com prazo e responsável.

4. Indicadores que só geram relatório

Muitas instituições medem bastante e analisam pouco. O indicador é coletado, vira gráfico e é arquivado, sem discussão e sem decisão.

Para o avaliador, o número sozinho diz pouco. O que ele procura é o ciclo completo: a análise crítica do resultado, a ação tomada a partir dela e o efeito dessa ação nos meses seguintes.

Como evitar: para cada indicador, defina quem analisa, com que frequência e em qual reunião a decisão é registrada.

5. Gestão de riscos sem ciclo fechado

A instituição tem canal de notificação e recebe registros de eventos adversos, mas as notificações não voltam para quem notificou e as causas não são tratadas. Com o tempo, a equipe deixa de notificar.

Como evitar: garanta que todo evento notificado seja analisado, que as ações sejam acompanhadas até o fim e que a equipe receba retorno. É esse retorno que mantém a cultura de segurança viva.

6. Líderes que não sabem explicar o próprio processo

Na visita, os líderes de setor são entrevistados. Quando todas as respostas dependem do escritório da qualidade, o avaliador entende que o processo pertence à qualidade, e não ao setor.

Como evitar: prepare cada líder para explicar, com as próprias palavras, como o setor funciona, quais riscos ele controla, quais indicadores acompanha e o que melhorou nos últimos meses.

7. Concentrar tudo nas semanas antes da visita

O mutirão final até organiza a documentação, mas não cria rotina. Processos implantados às pressas não têm histórico, e a falta de registros ao longo do tempo aparece na avaliação.

Há ainda um efeito posterior: o que foi montado para a visita tende a se desfazer depois dela, justamente quando a instituição precisa sustentar o padrão até a próxima avaliação.

Como evitar: trate a acreditação como um projeto contínuo, com cronograma, marcos intermediários e acompanhamento da liderança desde o início.

O que os sete erros têm em comum

Todos nascem da mesma confusão: preparar a instituição para a visita, e não para funcionar de acordo com os padrões. Quando a rotina está estruturada, a visita apenas confirma o que já acontece todos os dias.

Por isso, o ponto de partida mais seguro é saber em que estágio a instituição está hoje. No artigo ONA Nível 1, 2 e 3: como identificar em qual estágio de maturidade sua instituição está, você encontra perguntas objetivas para fazer esse diagnóstico.

O Grupo IBES conduz a Acreditação ONA em instituições de saúde de todo o país. Conheça como funciona a Acreditação ONA com o Grupo IBES e fale com a nossa equipe sobre o momento da sua instituição.

E para quem conduz a qualidade e quer entender a visita pelo olhar de quem avalia, a Formação de Avaliadores IBES/ONA tem turma em Goiânia, com encontros presenciais em 28 e 29 de setembro. Veja o programa e as inscrições.