09 Maneiras de melhorar o desempenho no ambiente de trabalho

Tenha metas SMART (específicas, mensuráveis, atingíveis, relevantes, com prazo determinado)

Considerando a importância da qualidade do ambiente de trabalho e a efetividade das tarefas realizadas no dia a dia, reunimos algumas dicas que certamente contribuirão muito para melhorar o desempenho e o valor do seu trabalho.

1. Limite as distrações

Você sabia que as interrupções fazem com que os funcionários demorem 27% mais tempo para concluir uma tarefa, cometam o dobro de erros e sintam o dobro de ansiedade?

Colegas tagarelas, notificações por e-mail, crianças barulhentas, obrigações domésticas, navegação nas redes sociais, grupos de WhatsApp e navegação na Internet são algumas distrações comuns no local de trabalho. Esteja você trabalhando remotamente ou em um escritório, certas distrações sabotam seus esforços para melhorar o desempenho no trabalho. É importante manter essas distrações sob controle, pois elas afetam diretamente sua produtividade e foco, o que, por sua vez, leva a atrasos em tarefas e projetos.

• Cerque-se de pessoas produtivas no local de trabalho.
• Use uma ferramenta de controle de tempo para monitorar o tempo necessário para concluir diferentes tarefas.
• Reserve um tempo do dia para verificar notificações por e-mail e atualizações nas redes sociais.
• Faça pequenas pausas para relaxar.
• Use fones de ouvido com cancelamento de ruído para bloquear o ruído em um ambiente de trabalho de espaço aberto.
• Cancele a realização de reuniões desnecessárias.

2. Planeje e priorize o trabalho

Planejar e priorizar o trabalho é provavelmente a maneira mais importante de melhorar o desempenho em meio a prazos apertados. É provável que muitas pessoas gastem uma parte significativa do seu tempo em tarefas de baixa prioridade ou irrelevantes. Como resultado, ficam com pouco tempo para trabalhar em tarefas urgentes ou de alta prioridade, o que atrasa ainda mais a conclusão das tarefas e a entrega do projeto. Estes são alguns hábitos simples no local de trabalho e dicas de gerenciamento de tempo que ajudam você a realizar as tarefas no prazo e a melhorar o desempenho geral no trabalho.

• Verifique o status atual de todas as suas tarefas e descubra quais delas estão atrasadas nos prazos definidos.
• Crie uma lista de tarefas para definir tudo o que você precisa fazer em um dia.
• Trabalhe primeiro nas tarefas urgentes ou de alta prioridade.
• Estabeleça metas de tempo para tarefas.

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3. Melhore a gestão do tempo

Você se pega perseguindo prazos com mais frequência? Você está levando seu trabalho para casa apenas para evitar atrasos na entrega do projeto? Se sim, então você precisa melhorar suas habilidades de gerenciamento de tempo para cumprir as responsabilidades diárias, semanais e mensais de forma rápida e eficaz. Além disso, você precisa ter certeza de que está investindo seu valioso tempo de trabalho nas tarefas certas, em vez de desperdiçá-lo em atividades não relacionadas ao trabalho, como fofoca, procrastinação, uso de celular etc.

• Use uma ferramenta de controle de tempo para saber para onde está indo todo o seu tempo em um dia.
• Defina prazos para diferentes tarefas.
• Evite multitarefa.
• Trabalhe primeiro nas tarefas importantes.
• Elimine atividades que desperdiçam tempo no trabalho.
• Faça pequenas pausas regulares.

4. Estabeleça marcos claros

Definir marcos claros é importante tanto na vida pessoal quanto profissional. Como seres humanos, temos o hábito de almejar as estrelas, e o mesmo se reflete nos objetivos que traçamos. Agora não há problema em ser um pouco ousado, mas quando se trata de “objetivos”, é muito melhor pensar com clareza e ser realista.

• Fique de olho no prazo.
• Salve todas as datas importantes em um calendário online.
• Melhore suas habilidades de avaliação de projetos.
• Trate cada marco como uma experiência de aprendizado.

5. Estabeleça metas claras e alcançáveis

Quando se trata de estabelecer metas para melhorar o desempenho no trabalho, é preciso ser realista. Isso significa que você deve definir metas claras e alcançáveis depois de analisar suas capacidades e limitações no trabalho. Você pode querer ser um rei da produtividade, mas não sem considerar o quanto pode realizar em um único dia de trabalho. É melhor definir pequenas metas para permanecer no caminho certo.

Por exemplo, em vez de definir uma meta de concluir 10 tarefas em 6 dias, você pode definir uma meta de concluir uma tarefa com eficiência em um dia.

• Tenha metas SMART (específicas, mensuráveis, atingíveis, relevantes, com prazo determinado).
• Não sonhe acordado com seus objetivos, anote-os no papel para que pareçam tangíveis.
• Organize seus objetivos em ordem de importância (escreva o objetivo principal no topo, seguido de objetivos menores).
• Crie um plano de ação para ajudá-lo a atingir esses objetivos.
• Mantenha-se responsável.

6. Pare de multitarefa, priorize seu trabalho

A multitarefa não torna você produtivo e apenas 2,5% das pessoas conseguem realizar multitarefas de maneira eficaz. É fácil realizar várias tarefas ao mesmo tempo, mas o que isso faz é distrair seu foco enquanto você alterna entre as tarefas. Algumas tarefas são complexas e exigem toda a nossa atenção, mas a multitarefa torna o nosso trabalho propenso a erros e atrapalha o nosso plano para melhorar o desempenho no trabalho.

• Escolha realizar uma tarefa de cada vez.
• Crie uma lista de tarefas diárias.
• Deixe claro que você não terá trabalho adicional enquanto se concentra em uma tarefa específica.
• Organize a área da sua mesa. Mantenha-o limpo e bem-organizado.
• Faça seu trabalho mais desafiador quando estiver no pico de produtividade.

7. Conquiste primeiro as tarefas difíceis

Já ouviu falar da ideia de “comer aquele sapo?” A ideia é trabalhar primeiro na tarefa mais desafiadora e importante ao iniciar o dia de trabalho. Você deve começar imediatamente essa tarefa porque, se não fizer nada a respeito, é provável que ela seja adiada, o que aumentará ainda mais a pressão sobre você para executá-la enquanto luta para cumprir o prazo. Implementar essa ideia o ajudará a realizar o trabalho de alta prioridade dentro do prazo e você poderá utilizar o tempo restante em outras coisas.

• Identifique sua tarefa mais difícil.
• Divida a tarefa em partes pequenas e gerenciáveis.
• Consulte seus recursos quando surgir confusão.
• Comece imediatamente, sem atrasos desnecessários.
• Deixe claro o resultado final.

8. Planeje reuniões com antecedência

Você sabia que as empresas dos EUA desperdiçam US$ 37 bilhões em reuniões improdutivas? As reuniões são poderosas, mas devem ser meticulosamente planejadas para aproveitá-las ao máximo. Como planejar e agendar reuniões é uma prática comum em quase todos os locais de trabalho, é hora de você tomar medidas para garantir que reuniões desnecessárias não prejudiquem o tempo de produtividade dos seus funcionários.

Reserve todo o tempo necessário para planejar suas reuniões, mas seja curta. Certifique-se de que todos os elementos necessários estejam presentes antes do início da reunião. Defina uma agenda clara para a reunião e comunique-a a todos os participantes para que possam vir mais bem preparados. Adicionalmente,

• Antes de enviar convites para a reunião, pergunte-se se ela é realmente necessária.
• Verifique a disponibilidade de todos e escolha o melhor horário para a reunião.
• Forneça o máximo de detalhes possível para a preparação.
• Reserve um horário para uma reunião e resuma no prazo determinado.

9. Deixe o espaço de trabalho limpo e claro

Você pode nem perceber como um espaço de trabalho limpo e arrumado pode fazer muito bem para melhorar o desempenho no trabalho. A desordem é seu inimigo formidável no trabalho e ter um monte de arquivos em papel, documentos, restos de comida e outros resíduos em seu espaço de trabalho distrai você e causa desconforto e ansiedade. Espaços de trabalho limpos não apenas ajudam você a se sentir tranquilo no trabalho, mas também demonstram um senso de alto profissionalismo.

• Limpe sua mesa de trabalho regularmente.
• Mantenha uma lata de lixo para descartar os resíduos.
• Codifique suas pastas com cores.
• Jogue fora coisas indesejadas.
• Adicione gavetas à sua mesa se houver falta de espaço.

Focar no aprimoramento de seu conjunto de habilidades e explorar maneiras de aprender algo novo é o passo inicial para se tornar uma versão melhor de si mesmo. Isso não apenas ajuda a melhorar a execução do seu trabalho, mas também cria oportunidades potenciais para o seu desenvolvimento profissional.

Fonte da imagem: Envato