O Que Fazer com os Dados Gerados pelo Mapeamento de Processos

O erro mais comum é arquivar esses dados, sem integrá-los à gestão estratégica

Em um cenário onde a busca por eficiência, segurança do paciente e qualidade assistencial se intensifica, o mapeamento de processos em saúde se consolida como uma ferramenta essencial. Cada vez mais instituições adotam essa prática para entender o funcionamento real dos fluxos de trabalho, identificar gargalos e eliminar desperdícios. Mas uma pergunta decisiva costuma surgir após a fase de mapeamento de processos: o que fazer com os dados gerados?

O mapeamento de processos não é o fim, mas o começo de uma jornada estratégica. Os dados levantados, como tempos de espera, fluxos cruzados, retrabalhos, responsabilidades mal definidas, riscos e desvios, são insumos valiosos para tomadas de decisão gerenciais. O erro mais comum é arquivar esses dados ou utilizá-los de forma isolada, sem integrá-los à gestão estratégica.

Leia mais: O que é mapeamento de processos na saúde?

O primeiro passo após o mapeamento é analisar criticamente os dados, buscando conexões com indicadores assistenciais e administrativos já monitorados pela instituição. Exemplo: se um processo apresenta múltiplas etapas manuais para registro de medicação, e há altos índices de erro de dose, a correlação entre os dados deve acender um alerta para revisão e redesign do processo.

Além disso, os dados do mapeamento podem, e devem, ser transformados em indicadores-chave de desempenho (KPIs). Isso significa definir métricas que serão acompanhadas regularmente para monitorar a efetividade do processo ao longo do tempo. Por exemplo, tempo médio entre admissão e início do plano terapêutico, percentual de divergência em pedidos de exames, ou tempo de liberação de leitos.

Outro ponto essencial é envolver os times multiprofissionais na análise dos dados. Muitas vezes, a equipe que executa o processo tem percepções práticas que enriquecem a interpretação dos números. Essa abordagem fortalece o senso de corresponsabilidade, promove alinhamento intersetorial e estimula o engajamento com as soluções.

Com os dados em mãos, é possível também realizar análises de causa-raiz, utilizando ferramentas como Diagrama de Ishikawa, 5 Porquês ou FMEA, para entender o que está por trás dos problemas mapeados. Essa prática é especialmente útil para ações corretivas e preventivas documentadas em programas de acreditação e melhoria contínua.

Outra aplicação estratégica dos dados é sua utilização em projetos de melhoria baseados em ciclos PDSA (Planejar, Executar, Estudar, Agir). Ao aplicar os dados em pequenos testes de mudança, é possível medir resultados com agilidade e escalar soluções que realmente funcionam — evitando retrabalhos e mudanças ineficazes.

Vale destacar ainda a importância de documentar e integrar os dados do mapeamento à governança institucional. Isso inclui atualizar políticas e procedimentos, alimentar sistemas de gestão da qualidade, subsidiar auditorias internas e externas e apoiar os planos de ação elaborados por comissões e núcleos.

Quando bem utilizados, os dados gerados pelo mapeamento de processos se transformam em alavancas para decisões baseadas em evidências, ganho de eficiência e segurança do paciente. Além disso, eles fortalecem a cultura organizacional orientada por dados — um dos pilares das instituições de saúde mais inovadoras e acreditadas.

No Grupo IBES, o curso “Mapeamento e Gerenciamento de Processos” ensina, de forma prática e aplicada, como coletar, analisar, utilizar e transformar dados em ações concretas de melhoria. Profissionais que participam do curso relatam maior domínio das ferramentas de gestão, maior clareza sobre os processos institucionais e capacidade de influenciar decisões com base em evidências.

Em resumo, os dados são valiosos demais para serem esquecidos em planilhas. Eles representam oportunidades reais de transformação, eficiência e qualidade. Saber o que fazer com eles é o que diferencia uma instituição burocrática de uma instituição inteligente e sustentável.

Fonte da imagem: Envato

Referências Bibliográficas:

1. Donnelly, L. F., & Sadigh, G. (2021). Using Data to Drive Process Improvement in Healthcare. Journal of the American College of Radiology.
2. Institute for Healthcare Improvement (IHI). (2022). Science of Improvement: How to Improve. www.ihi.org
3. Joint Commission International (JCI). (2021). Standards for Hospitals – Focus on Process Management and Quality Improvement.
4. WHO – World Health Organization (2022). Quality health services: a planning guide. Geneva: WHO.
5. Grupo IBES. (2024). Curso de Mapeamento e Gerenciamento de Processos. www.grupoibes.com.br
6. Porter, M. E. (2010). What is Value in Health Care? New England Journal of Medicine.