Como executar uma sessão de mapeamento de processos?

O mapeamento de processos é uma ferramenta usada para criar uma representação visual de um processo, permitindo sua análise para auxiliar na identificação de causas profundas de problemas ou barreiras a um atendimento eficiente e de qualidade. Fornece uma visão geral do processo, articulando cada etapa, fornecendo uma maior compreensão do que está realmente acontecendo em um processo e não no que se pensa estar acontecendo.

O objetivo do mapeamento de processos é:

• Definir a prática atual
• Permitir que todas as pessoas em um processo visualizem todo o processo e compreendam as tarefas umas das outras
• Fornecer conhecimento e base de evidências para melhorar o fluxo de trabalho atual
• Identificar problemas sistematicamente
• Permitir maior padronização
• Permitir a visualização da “imagem maior”, que pode ajudar a definir o escopo do seu projeto do início ao fim

Passo a passo para executar uma sessão de mapeamento de processos:

Preparação

• Identifique quem deve estar envolvido. Isso pode incluir membros da equipe multidisciplinary incluindo pessoal não clínico envolvido no processo específico que está sendo mapeado. Considere o planejamento da reunião com os indivíduos antes, para informá-los sobre o processo
• Organize um local com instalações adequadas (precisa ser possível ter uma superfície onde se possa colocar muito papel/anotações do mapeamento) e considere a restauração, se possível,
• Envie convites com antecedência (atente-se ao nível de aviso que pode ser necessário para médicos reorganizarem seus compromissos clínicos)
• Providencie os materiais para a sessão: grandes folhas de papel, canetas, post-its, fita adesiva

Opcional: prover um ‘painel de discussão’ para post-it com a finalidade de oferece uma oportunidade para textos individuais e contribuições de funcionários que podem se sentir incapazes de falar devido à falta de tempo, assertividade, ou porque o assunto é sensível.

Leia também: O desempenho dos serviços pode melhorar com o mapeamento de processos?

Desenvolver uma agenda, que pode incluir:

• Visão geral – “Por que estamos aqui?”
• Introdução ao mapeamento de processos
• Exemplo de um mapa de processo: (ex .: peça às pessoas que pensem em um processo comum que executam todos os dias, por exemplo, se preparar para o trabalho)
• Exercício de mapeamento de processos em grupo
• Percorrer o caminho das atividades do processo
• Próximas etapas (por exemplo, o design da solução)

A sessão

• O papel do facilitador é manter as pessoas focadas, capturar e esclarecer as etapas identificadas pelos participantes. O sucesso do exercício de mapeamento de processos depende fortemente do facilitador, por isso é importante considerar quem é a pessoa certa para fazer isso.
• Apresentações: definir as regras básicas.
• Peça aos participantes para registrar individualmente sua perspectiva em cada etapa do processo (solicitor que os participantes se concentrem no que acontece ‘na maioria das vezes’.)
• Peça aos participantes para colar os post-its na parede; etapas duplicadas devem ser colocadas uma sob a outra.
• Organize as notas dos post-its e verifique com o grupo o consenso.
• À medida que os participantes trabalham nesse processo, quaisquer problemas gerados devem ser capturados e registrados num flipchart, pois eles serão valiosos mais tarde.
• O facilitador deve passar por cada etapa e concordar / verificar com o grupo para entender.
• Depois que as pessoas compartilham um entendimento comum do processo atual, é importante concordar sobre os próximos passos. Pode ser que seja necessário mais trabalho para entender o processo ou analisar o mapa do processo.

FONTE: Agency for Clinical Innovation. Clinical Program Design and Implementation How to Process Map. 2015

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